Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 24 marca 2017 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach, instytucje bankowe zostały zobligowane do wprowadzenia specjalnych procedur umożliwiających pracownikom dokonanie anonimowego zgłoszenia (tzw. whistleblowing) w związku z zaobserwowanym przez nich naruszeniem przepisów prawa, obowiązujących w instytucji zasad postępowania lub szeroko rozumianych standardów etycznych.

Przepisy Rozporządzenia nakładają na instytucje bankowe liczne obowiązki, których wypełnienie ma zagwarantować sprawne funkcjonowanie systemu zgłaszania nieprawidłowości. Do dyspozycji pracowników zostaną udostępnione specjalne – autonomiczne i niezależne kanały komunikacji, które będą gwarantem anonimowości i ochroną przed potencjalnymi negatywnymi konsekwencjami czy dyskryminacją, z jaką mógłby się spotkać whistleblower. Co więcej, cały proces zgłaszania nieprawidłowości będzie sformalizowany i klarowny, dzięki obowiązkowi opracowania i wdrożenia wyspecjalizowanych procedur, co dodatkowo zwiększy komfort i poczucie bezpieczeństwa pracowników. Wreszcie, w celu zagwarantowania sprawnego i efektywnego funkcjonowania całego systemu, na banki nałożono obowiązek przeprowadzenia zarówno wstępnych, jak i regularnych szkoleń pracowników z zakresu wprowadzonych procedur zgłaszania nieprawidłowości.

Przepisy Rozporządzenia określają w sposób szczegółowy wytyczne, jakie bank będzie musiał spełnić, aby zaimplementowane w nim procedury były zgodne z wprowadzonymi unormowaniami – wspólnym mianownikiem wszystkich obostrzeń jest gwarancja utrzymania w tajemnicy tożsamości whistleblowera oraz jego ochrona przed ewentualnymi konsekwencjami dokonanego zgłoszenia (np. napiętnowaniem).

Ciężar odpowiedzialności za bieżące funkcjonowanie całego systemu zgłaszania naruszeń spoczywać będzie na wybranym - spośród wszystkich, członku zarządu, którego ostateczny wybór zostanie uzależniony od akceptacji rady nadzorczej. To właśnie temu organowi – nie rzadziej niż raz na pół roku – wybrany członek zarządu będzie przedstawiał informacje o otrzymanych istotnych zgłoszeniach naruszeń. Z kolei rada nadzorcza, nie rzadziej niż raz w roku, będzie zobowiązana dokonać oceny adekwatności i skuteczności zaimplementowanych rozwiązań i procedur w zakresie whistleblowingu.

Czy za wprowadzonym prawem nadąży praktyka? Miejmy nadzieję, że tak – oczywistym jest, iż sprawne i efektywne funkcjonowanie systemu gwarantującego możliwość anonimowego zgłaszania naruszeń prawa czy regulaminu stanowi nieoceniony środek umożliwiający etyczne prowadzenie działalności, która to cecha winna być priorytetem dla wszelkich instytucji bankowych.

Akt prawny: Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 6 marca 2017 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach